籌備一個成功的會展活動，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一個完整的籌備委員會。有了基礎(chǔ)才能有效發(fā)揮功能，將復(fù)雜煩瑣的會展活動有條不紊地進行。
一、組織籌備委員會
決定召開一個國際會展或者爭取到一個會展主辦權(quán)時，會展負(fù)責(zé)人的首要工作便是組織一個籌備委員會來專職處理會展的相關(guān)事宜。組織委員會及任命委員會中的委員通常是理事長或者會長的責(zé)任，或者是由理事長指示秘書長去執(zhí)行。一般大的展覽籌備工作最好在展覽前兩年開始進行，也有些在會前12—16個月組成一個完整的籌備委員會。
二、大型國際會展籌備委員會組織機構(gòu)
1、指導(dǎo)委員會
大型國際展覽通常牽涉層面較廣。需要政府或名家單方面的協(xié)調(diào)，例如簽證及通關(guān)事宜、經(jīng)費籌措等。因此可設(shè)一指導(dǎo)委員會，由政府相關(guān)的指導(dǎo)單位如展覽局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任名譽主任委員，該單位各相關(guān)處室負(fù)責(zé)人及其他涉及的單位人員則擔(dān)任委員。
2、籌備委員會
籌備委員會負(fù)責(zé)決定政策原則，而后交執(zhí)行委員會執(zhí)行，并負(fù)監(jiān)督之責(zé)。委員會成員可聘請專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜覔?dān)任。
3、執(zhí)行委員會
執(zhí)行委員會主任委員和副主任委員等的主要職責(zé)是：（1）籌備進度控制；（2）決定籌備展覽議程；（3）召開籌備展覽工作會議；（4）定期向籌備委員會提交進度報告；（5）召開執(zhí)行委員會會議；（6）協(xié)調(diào)各組工作；（7）控制預(yù)算。
三、會展組織機構(gòu)及小組分工
1、組織機構(gòu)的程序
籌備委員會下設(shè)執(zhí)行委員會，執(zhí)行委員會下設(shè)大會秘書處及各執(zhí)行工作小組，如預(yù)算許可，工作小組最好指定一家專業(yè)會展公司協(xié)助各項籌備事宜。不管組織機構(gòu)大或小，有兩個基本程序是必須的：一是將籌備期間所有的責(zé)任、簽約事宜及經(jīng)費支出等集中在秘書處進行，以便籌備工作的統(tǒng)籌；二是保持主任委員與籌備組負(fù)責(zé)的委員及秘書處之間的密切的聯(lián)系。
2、執(zhí)行委員會各小組工作說明
執(zhí)行委員會下設(shè)各工作小組。根據(jù)具體的工作職責(zé)大致可分成以下若干工作小組：（1）注冊小組；（2）文書小組；（3）設(shè)計、印刷小組；（4）翻譯服務(wù)小組；（5）總務(wù)小組；（6）財務(wù)小組；（7）現(xiàn)場管理小組；（8）推廣小組；（9）節(jié)目小組；（10）住宿、旅游、餐飲小組。
各小組的主要工作如下：
（1）注冊小組
①簽到報名流程與規(guī)劃；
②報名資料處理；
③報名人數(shù)統(tǒng)計；
④票務(wù)管理。
（2）文書小組
①文書事務(wù)工作處理；
②會展資料統(tǒng)籌、建檔；
③公函、信箋往返的處理；
④會展記錄整理、分送。
（3）設(shè)計、印刷小組
①各項印刷事宜；
②已編輯的印刷資料付印安排；
③印刷文字校對；
④各項印刷進度及質(zhì)量控制。
（4）翻譯服務(wù)小組
①翻譯人員的遴選、聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；
②翻譯設(shè)備器材安排、聯(lián)絡(luò)。
（5）總務(wù)小組
①會場安排協(xié)調(diào)、場地簽約事宜；
②各會展室座位安排；
③紀(jì)念品、獎牌、資料袋制作統(tǒng)籌；
④會展資料運送至?xí)黾斑\回的安排；
⑤會場辦公室及辦公設(shè)備用品安排。
（6）財務(wù)小組
①籌款小組
A.贊助企劃書的制作；
B.交流贊助廠商；
C.協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)贊助廠商；
D.收取贊助款項。
②會計小組
A.收入支出各項的預(yù)算編制；
B.各組預(yù)算審核；
C.財務(wù)結(jié)算。
③出納小組
A.籌備期間的收支管理；
B.規(guī)劃費用申請程序；
C.各項發(fā)包事宜處理；
D.登賬及定期制作報表。
（7）現(xiàn)場管理小組。
①接待小組
A.貴賓的接待事宜規(guī)則；
B.現(xiàn)場工作，接待人員安排招聘、訓(xùn)練協(xié)調(diào)；
C.接送事宜安排；
D.貴賓參加旅游展覽安排；
E.記者招待會和司儀的統(tǒng)籌安排管理。
②報到小組
A.報到處規(guī)劃；
B.報到相關(guān)事宜處理；
C.報到處工作人員訓(xùn)練；
D.報到人數(shù)及相關(guān)報到資料用品統(tǒng)計。
③器材小組
A.視聽設(shè)備使用規(guī)則；
B.視聽設(shè)備租用聯(lián)絡(luò)及協(xié)調(diào)；
C.工程人員的溝通協(xié)調(diào)；
D.現(xiàn)場設(shè)備使用狀況掌控。
④展覽日程小組
A.展覽規(guī)劃安排協(xié)調(diào)；
B.展覽企劃書制作；
C.廠商參展招標(biāo)、收款；
D.廠商進展和撤展協(xié)調(diào)；
E.廠商代表參加大會節(jié)目的安排。
⑤會場布置小組
A.會展布置事宜規(guī)則；
B.協(xié)作商網(wǎng)絡(luò)、議價、協(xié)調(diào)；
C.現(xiàn)場布置時間及相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排；
D.布置物檢視、驗收；
E.布置物撤出檢視。
（8）推廣小組
①國內(nèi)外新聞發(fā)布；
②新聞稿擬定；
③新聞媒體及刊物報道的交流；
④電視、廣播采訪報道的安排；
⑤記者會安排；
⑥擬定推廣策劃，以協(xié)助增加與會人數(shù)；
⑦大會公關(guān)展覽安排；
⑧大會相關(guān)報道及新聞資料建檔留存。
（9）節(jié)目小組
①大會社交節(jié)目規(guī)劃，如開閉幕式、酒會、晚宴等；
②表演團體交流、議價；
③表演現(xiàn)場相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排。
（10）住宿、旅游、餐飲小組
①住宿小組
A.大會旅館洽商、議價、簽約；
大會貴賓、演講者、工作人員住宿房間安排。
B.旅館住房事宜協(xié)調(diào)。
②旅游小組
A.參加會展旅游安排協(xié)調(diào)；
B.旅行社交流；
C.旅游人數(shù)統(tǒng)計。
③交通小組
A.會場接送安排；
B.機場接送安排；
C.社交活動的交通安排；
D.相關(guān)活動的交通安排。
④餐飲小組
A.晚宴酒會安排；
B.午餐安排；
C.茶點安排；
D.餐飲安排協(xié)調(diào)。
