參展商制定會展預(yù)算，一方面需要全面考慮開支項目;另一方面，要對會展費(fèi)用進(jìn)行有效控制，在保證參展效果的基礎(chǔ)上，使預(yù)算費(fèi)用得到最人限度的使用。因此，在這里分別從參展商基本預(yù)算項目、需要特別強(qiáng)化的項目和成本控制項目三個方面，具體分析如何為參展商制定合理的會展預(yù)算。
1.基本預(yù)算項目
參展商預(yù)算的項目比會展組織者少，大致由九個項目組成:
(1)照明、電源及其他服務(wù)。組織者一般會指定電氣承包商安裝、出租電氣設(shè)備。如果企業(yè)經(jīng)常參展，可以考慮自己購買設(shè)備，但是增加了運(yùn)輸費(fèi)，安裝費(fèi)和電費(fèi)仍需要支付。設(shè)備操作示范可能需要用水、煤氣、壓縮空氣等，要事先了解清楚有無供應(yīng)，并知道價格。
(2)展架、展具、地毯。展架、展具可以租用，經(jīng)常參展的企業(yè)也可以自己購買。最好租用地毯，雖然地毯不貴，但自己購買并反復(fù)使用的麻煩很多。一些展覽會也不鋪地毯，企業(yè)如果覺得使用地毯效果好，就買最便宜的地毯，會展結(jié)束以后就丟棄。
(3)電話。租用電話可以方便企業(yè)自己聯(lián)絡(luò)，提高工作效率，也能作為交際手段讓潛在顧客使用，有助于提高參展效果。
(4)文圖、道具、辦公用品。企業(yè)需要為展臺專門制作文字、圖表，這是必要的開支。企業(yè)演示用的道具及辦公用具，由于租用價格貴，自備為佳。
(5)展覽資料。會展資料中包括公司介紹、產(chǎn)品介紹、報價單等內(nèi)容，有的項目可能印在整個會展的會刊上，但詳細(xì)的產(chǎn)品信息和報價，公司應(yīng)該專門印制。
(6)展臺清潔。一般清潔費(fèi)包括在場地租金內(nèi)，如果不包括，清潔費(fèi)也不會太高。如果展臺面積不大，可以在晚上閉幕以后自己清掃，不要等到來日開展前。無論自己清掃或雇傭別人，不要忘記展品的清潔和保養(yǎng)。
(7)聯(lián)絡(luò)、差旅、工作人員食宿及補(bǔ)貼。在決定參展前進(jìn)行實地考察有利于做好設(shè)計、宣傳、運(yùn)輸工作。展臺人員的食宿要盡早與組織者聯(lián)系，以爭取折扣。因為在會展期間，參展企業(yè)和參觀者很多，客房、餐費(fèi)都可能上漲，提前預(yù)訂可以降低成本，避免出現(xiàn)問題。
(8)展品運(yùn)輸和保險。參展企業(yè)可以自己運(yùn)輸展品，但如果展品多，最好由專業(yè)物流公司安排。展品運(yùn)輸?shù)臅r間要計算好，太早或太遲都會導(dǎo)致額外開支，保證開幕時展品到齊是最基本的要求。展品要注意小心包裝、搬運(yùn)，尤其是反復(fù)使用的展具、辦公用品更要注意。參展企業(yè)都必須辦理保險。有的公司只需要辦理手續(xù)，將保險從正常經(jīng)營范圍擴(kuò)大到展覽項目、參展人員和展品上，不需另外付費(fèi)。如果保險費(fèi)需要另付，可以從組織者推薦的保險公司中選擇.
(9)接待客戶。通常展臺尤其是大展臺要給坐下來交流的客戶提供飲料，甚至正餐。企業(yè)要與組織者事先聯(lián)系，為展臺配備冰箱、茶具、咖啡具等設(shè)備，或者提供臨時的會客場所。如果公司距離展場近，可以使用自己的設(shè)備;否則可以租用場地設(shè)備。
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