會議會展服務(wù)的流程從來都不是一蹴而就的，而一個完善的會議策劃意向書可以每一個環(huán)節(jié)緊密相扣，讓服務(wù)流程有條不紊，會議策劃意向書主要通過對以下幾個大點(diǎn)來進(jìn)行安排，包括了預(yù)算、食宿安排、設(shè)備租賃、會議邀請與簽到登記。

一、會議預(yù)算

1、交通費(fèi)用，包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通

2、會議室/廳費(fèi)用，會議場地租金、會議設(shè)施租賃費(fèi)用、會場布置費(fèi)用、其他支持費(fèi)用，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

3、食宿費(fèi)用，住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費(fèi)可能是主要
的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。另外會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。     

二、食宿安排

1、住房安排，正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。 

2、飲食安排，根據(jù)會議的復(fù)雜程度，會議餐飲安排也不盡相同，簡單而言在會議中涉及到的飲食包括了有：早餐、中餐及午餐、酒水及服務(wù)費(fèi)、會場茶歇這幾個較為常見的項(xiàng)目。

三、設(shè)備租賃

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按
天計(jì)算；設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會展服務(wù)商代理；音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理。

四、會議邀請與簽到登記

1、會議邀請，不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個程序：信息發(fā)布；回執(zhí)；確認(rèn)通知。
2、會議簽到 ，通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。